endlich Schluß mit Ablageproblemen!

"Ganz ehrlich: Früher hat bei uns jeder Mitarbeiter seine Dateien nach persönlichem Gusto abgelegt (mit teilweise höchst kreativer Dateibezeichnung ...) - jetzt sorgt DocuVita für Ordnung, und aufwändiges Suchen in den "Untiefen" unseres Servers hat sein Ende - das passt!"

Finden statt suchen:

Schneller kostbares Wissen nutzbar machen: DMS

Bevor Sie weiterlesen und wir Gefahr laufen, uns abstrakt mit diesem Thema beschäftigen: Schauen Sie sich einmal ihren Arbeitsalttag an. Kennen Sie das: Sie und Ihre Mitarbeiter sind höchst kreativ beim "Erfinden" von Dateinamen und Ablagesystemen! musterm_2009_11_14_ang_oberm_2..doc - Was würden Sie wohl hinter dieser Bezeichnung vermuten (ganz klar: Angebot Mustermann, Datum, 2. Ausfertigung, etc.). Oder: Wo suchen Sie nach der allerletzten Preistabelle von Lieferant Mayer-Everding, die der Kollege, der gerade im Urlaub ist, vor 14 Tagen mühevoll angelegt hat (logisch: EIGENE DATEIEN > Lieferanten > aktuell > Übersichten > usw..). Besonders tragisch sind derartige "Suchspiele", wenn am Telefon gerade ein Kunde oder ein anderer wichtiger Geschäftspartner nach solchen Informationen fragt. Dann, wen man eigentlich Leistungsfähigkeit und gute interne Kooperation beweisen könnte, ist man nun gezwungen: Zum Vertrösten, zu Mehrarbeit und Wartezeit - und manchmal gar zum "Alles nochmal machen", weil die Suche erfolglos bleibt. Kaum jemand rechnet einmal nach, zu welchen Beträgen sich diese Sucherei über´s Jahr summiert (kalkulieren Sie selbst!).

Was bringt ein Dokumentenmanagement?

• Erhebliche Optimierung von alltäglichen Arbeitsabläufen
• Schneller finden, statt kompliziert suchen
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
• Drastische Reduktion von Papierarchiven
• Überraschend deutliche Senkung der Verwaltungskosten

Wie rechnet sich Dokumentenmanagement?

Die Kosten einer Investition in ein DMS sind transparent - die täglichen Kosten von Suchzeiten meist nicht - doch genau diese scheinbar niedrigen Kosten läppern sich - wie ein unentdeckt tropfender Wasserhahn mit der Zeit ganze Badewannenfüllungen verschwendet!

Beispiel: 5 Mitarbeiter, angesetzter Lohn: 15 Euro / Stunde

• Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit
• Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
• 1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden
• 15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag

Kosten pro Monat:

    120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro

Kosten pro Jahr:

    2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro

Kalkulieren Sie mit Ihren Werten, nutzen Sie den Onlinekalkulator (Infobox rechts)!

Gute Gründe für Dokumentenmanagement

Für die  Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sprechen viele, gute Gründe

• gesetzliche Vorgaben
• wachsende Datenströme
• Kostenersparnis
• Standardisierung der Ablage
• Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
• gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
• bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
• Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

Ist für Sie der Gedanke reizvoll, viel Zeit und Geld zu sparen? Wollen sie Kunden und andere wichtigen Geschäftspartner mit schnellen, präzisen und vor allem richtigen und aktuellen Informationen begeistern? Interessiert Sie, ob und wie sich ein DMS in Ihrem Unternehmen rentiert? Dann sprechen Sie uns an!